J'ai perdu la trace du meilleur conseil que j'ai reçu de toute ma vie. Je crois qu'il provenait d'un livre de Steve McConnell, Software Project Survival Guide, que j'ai lu il y a près de vingt ans, mais la plupart de mes notes de lecture de l'époque pré-Evernote ont disparu dans l'un ou l'autre de mes trop nombreux déménagements alors je n'en suis pas certain. Quelle qu'en soit l'origine, le conseil est resté:
Un projet se planifie sur une base de quatre jours par semaine.
Pas cinq. Surtout pas six. Quatre.
J'ai suivi ce modèle, qui a été conçu pour des projets de développement logiciel, dans à peu près toutes mes activités professionnelles depuis la fin des années 1990: édition de livres, rédaction de chroniques, production et scénarisation de jeux vidéo, écriture pour la scène, mémoires de maîtrises, thèse de doctorat. Je ne l'ai jamais regretté.
Pourquoi? Parce que tout va toujours de travers. Parce qu'on ne peut jamais tout prévoir pendant une phase de planification. Et donc, parce que le rôle de la cinquième journée d'une semaine de travail -- et, en cas d'extrême urgence, celui de la sixième et de la septième -- consiste à parer aux impondérables: ordinateur qui flanche, sinusite qui s'incruste, code plus difficile à déboguer que prévu, site Web d'agence gouvernementale qui plante à la date-limite des demandes de bourses, ou simple "journée de cerveau défaillant" au cours de laquelle rien ne fonctionne.
En cas de problème (et il y a toujours des problèmes), un horaire trop serré entraîne de multiples effets pervers. Du stress, bien sûr. Des heures supplémentaires au cours desquelles la fatigue réduit la productivité et augmente le risque d'erreur. Des débordements sur les semaines suivantes, causés par ces erreurs. Peut-être même, à la longue, des problèmes de santé physique ou mentale. La planification sur quatre jours permet au contraire d'endiguer les conséquences négatives de ces imprévus en réservant une marge de manoeuvre qui correspond à 20% de tout le temps de travail disponible et à 25% de celui qui a déjà été alloué. Rares sont les cas où un projet divisé en petites tâches dont la durée est relativement facile à évaluer débordera davantage.
(Et si tout va bien pendant une semaine donnée, le cinquième jour servira à prendre un peu d'avance ou à réaliser un petit projet qui traîne dans les cartons depuis trop longtemps, comme ce billet de blogue!)
La règle est particulièrement utile dans les cas où il faut livrer un projet à une date fixe. Récemment, deux de mes articles ont été acceptés par des revues scientifiques et les versions finales devaient être livrées au cours de la même semaine. J'ai estimé la durée des travaux de révision nécessaires et calculé qu'il me faudrait un total de 10 demi-journées de travail. (J'expliquerai pourquoi je pense en termes de demi-journées dans un autre billet.) J'ai réparti les 10 demi-journées sur deux semaines et demie, complété la troisième semaine avec des petites tâches de recherche sans date de livraison fixe, et réservé le temps nécessaire. Dans ce cas-ci, les risques d'une mauvaise évaluation du temps requis étaient faibles puisque les tâches à accomplir étaient bien définies, mais j'ai tout de même dû composer avec un ouvrage de référence plus difficile à obtenir que prévu, avec un logiciel imparfaitement compatible avec le modèle de document exigé par l'un des éditeurs, et surtout avec deux journées de migraines intenses. Grâce à une bonne planification basée sur quatre jours de production par semaine, j'ai quand même pu livrer les deux articles à l'avance. Mon expérience dans d'autres domaines d'activité m'incite à croire que les rédacteurs en chef l'ont remarqué, ce qui pourrait m'être utile à l'avenir.
Bien sûr, le modèle des quatre jours ne fonctionne pas dans toutes les circonstances. D'abord, il faut que l'activité à organiser soit un projet plutôt qu'un processus continu. Et surtout, il faut avoir la possibilité de dire "non" lorsqu'un projet supplémentaire ne cadre pas dans le modèle, ce qui n'est pas donné à tout le monde. À ma première année au doctorat, avant d'obtenir la bourse de recherche qui me nourrit depuis l'été 2015, j'étudiais à temps complet tout en travaillant aussi à temps (presque) complet comme journaliste pigiste. Vous imaginez bien que mon horaire ne comptait pas beaucoup de marge de manoeuvre et que la période de huit mois en question n'a pas été particulièrement agréable.
Mais dès que possible, je reviens aux quatre jours. Ne serait-ce que, lorsque l'on sait que les fins de semaine ont de bonnes chances d'être libres, les journées de semaine ont tendance à être plus efficaces!
Un projet se planifie sur une base de quatre jours par semaine.
Pas cinq. Surtout pas six. Quatre.
J'ai suivi ce modèle, qui a été conçu pour des projets de développement logiciel, dans à peu près toutes mes activités professionnelles depuis la fin des années 1990: édition de livres, rédaction de chroniques, production et scénarisation de jeux vidéo, écriture pour la scène, mémoires de maîtrises, thèse de doctorat. Je ne l'ai jamais regretté.
Pourquoi? Parce que tout va toujours de travers. Parce qu'on ne peut jamais tout prévoir pendant une phase de planification. Et donc, parce que le rôle de la cinquième journée d'une semaine de travail -- et, en cas d'extrême urgence, celui de la sixième et de la septième -- consiste à parer aux impondérables: ordinateur qui flanche, sinusite qui s'incruste, code plus difficile à déboguer que prévu, site Web d'agence gouvernementale qui plante à la date-limite des demandes de bourses, ou simple "journée de cerveau défaillant" au cours de laquelle rien ne fonctionne.
En cas de problème (et il y a toujours des problèmes), un horaire trop serré entraîne de multiples effets pervers. Du stress, bien sûr. Des heures supplémentaires au cours desquelles la fatigue réduit la productivité et augmente le risque d'erreur. Des débordements sur les semaines suivantes, causés par ces erreurs. Peut-être même, à la longue, des problèmes de santé physique ou mentale. La planification sur quatre jours permet au contraire d'endiguer les conséquences négatives de ces imprévus en réservant une marge de manoeuvre qui correspond à 20% de tout le temps de travail disponible et à 25% de celui qui a déjà été alloué. Rares sont les cas où un projet divisé en petites tâches dont la durée est relativement facile à évaluer débordera davantage.
(Et si tout va bien pendant une semaine donnée, le cinquième jour servira à prendre un peu d'avance ou à réaliser un petit projet qui traîne dans les cartons depuis trop longtemps, comme ce billet de blogue!)
La règle est particulièrement utile dans les cas où il faut livrer un projet à une date fixe. Récemment, deux de mes articles ont été acceptés par des revues scientifiques et les versions finales devaient être livrées au cours de la même semaine. J'ai estimé la durée des travaux de révision nécessaires et calculé qu'il me faudrait un total de 10 demi-journées de travail. (J'expliquerai pourquoi je pense en termes de demi-journées dans un autre billet.) J'ai réparti les 10 demi-journées sur deux semaines et demie, complété la troisième semaine avec des petites tâches de recherche sans date de livraison fixe, et réservé le temps nécessaire. Dans ce cas-ci, les risques d'une mauvaise évaluation du temps requis étaient faibles puisque les tâches à accomplir étaient bien définies, mais j'ai tout de même dû composer avec un ouvrage de référence plus difficile à obtenir que prévu, avec un logiciel imparfaitement compatible avec le modèle de document exigé par l'un des éditeurs, et surtout avec deux journées de migraines intenses. Grâce à une bonne planification basée sur quatre jours de production par semaine, j'ai quand même pu livrer les deux articles à l'avance. Mon expérience dans d'autres domaines d'activité m'incite à croire que les rédacteurs en chef l'ont remarqué, ce qui pourrait m'être utile à l'avenir.
Bien sûr, le modèle des quatre jours ne fonctionne pas dans toutes les circonstances. D'abord, il faut que l'activité à organiser soit un projet plutôt qu'un processus continu. Et surtout, il faut avoir la possibilité de dire "non" lorsqu'un projet supplémentaire ne cadre pas dans le modèle, ce qui n'est pas donné à tout le monde. À ma première année au doctorat, avant d'obtenir la bourse de recherche qui me nourrit depuis l'été 2015, j'étudiais à temps complet tout en travaillant aussi à temps (presque) complet comme journaliste pigiste. Vous imaginez bien que mon horaire ne comptait pas beaucoup de marge de manoeuvre et que la période de huit mois en question n'a pas été particulièrement agréable.
Mais dès que possible, je reviens aux quatre jours. Ne serait-ce que, lorsque l'on sait que les fins de semaine ont de bonnes chances d'être libres, les journées de semaine ont tendance à être plus efficaces!
Flux RSS
